Ab 2025 wird die elektronische Rechnung (eRechnung) für den Geschäftsverkehr auch für Arzt- und Zahnarztpraxen verpflichtend. Doch was bedeutet das konkret für Ihren Praxisalltag? Welche Anforderungen und Übergangsfristen gibt es und wie bereiten Sie sich schon jetzt auf die eRechnung vor?

Was ist eine eRechnung?

Eine eRechnung ist eine Rechnung in einem so genannten strukturierten, maschinenlesbaren Format wie 'XRechnung' oder 'ZUGFeRD'. Dieses wird in der Regel automatisch von Ihrer Kassensoftware erzeugt, sofern sie dazu in der Lage ist. Damit ermöglicht die eRechnung eine automatisierte Verarbeitung und erfüllt gesetzliche Anforderungen an Archivierung und Nachvollziehbarkeit. Sie unterscheidet sich also grundsätzlich von einer herkömmlichen Rechnung im Papierformat, jedoch auch von einem gescannten Dokument oder einer gewöhnlichen PDF-Datei.

Unsere Lösung für Z1 bzw. Z1.Pro-Kunden: eRechnungen empfangen und revisions- und rechtssicher speichern? Nutzen Sie das CGM Praxisarchiv inkl. Verwaltungsarchiv.

Unsere Lösung für Z1 bzw. Z1.Pro-Kunden: eRechnungen empfangen und revisions- und rechtssicher speichern? Nutzen Sie das CGM Praxisarchiv inkl. Verwaltungsarchiv.

Jetzt anfragen

Wer ist von der eRechnungs­pflicht betroffen?

Ab 2025 sind alle Unternehmen und Selbstständige, also auch Arzt- und Zahnarztpraxen, dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen für Geschäftstransaktionen auszustellen und zu empfangen. Dies betrifft vor allem:

• Rechnungen an andere Unternehmen (B2B)
• Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G)
• Lieferanten- und Dienstleisterrechnungen (z. B. Labor) an die Praxis

Welche Übergangsfristen gelten?

• Ab 1. Januar 2025: Zahnärzte müssen in der Lage sein, über eine geeignete E-Mail-Adresse zu eRechnungen zu empfangen.
• Januar 2025 bis 31. Dezember 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Andere elektronische Formate, wie beispielsweise PDF-Dateien, dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden.
• Januar 2027 bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro dürfen weiterhin Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Formate nutzen.
• Ab dem 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen.

Diese Vorgaben betreffen ausschließlich den Geschäftskundenverkehr. Rechnungen an Endkunden/Patienten fallen nicht darunter!

Welche Anforderungen gelten?

Verpflichtung zur Nutzung eines strukturierten Formats
Rechnungen müssen von der Kassensoftware als XRechnung oder ZUGFeRD ausgegeben werden.

• xRechnung: XML-Format
• ZUGFerD 2.0: hybrides Format; der sog. Sichtbeleg zur visuellen Darstellung in XML-Format eingebettet

Digitale Archivierung
Eine einfache Ablage in Windows-Ordnern oder Cloud-Speichern reicht nicht aus! Es müssen Archivierungssysteme genutzt werden, die Manipulationssicherheit und eine revisionssichere Speicherung gewährleisten.

Integration in die Praxisverwaltung
Rechnungen sollten automatisiert verarbeitet und in bestehende Systeme integriert werden.

DSGVO- und GoBD-Konformität
Alle Prozesse müssen datenschutzrechtlichen und steuerlichen Anforderungen entsprechen.

Welche Möglichkeiten haben Z1- bzw. Z1.Pro-AnwenderInnen um eRechnungen rechtssicher aufzubewahren?

Die CGM hält für Z1- und Z1.Pro-AnwenderInnen eine rechts- und revisionssichere Lösung in Form des CGM Praxisarchivs für bereit.

Wie bereiten Sie Ihre Praxis optimal auf die eRechnung vor?

Digitale Buchhaltungslösung prüfen
Prüfen Sie, ob ihre Praxissoftware oder Buchhaltungslösung bereits eRechnungen verarbeiten kann.

Archivierungssystem einrichten
Ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft, Rechnungen korrekt zu archivieren und alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Mitarbeiter schulen
Weisen Sie Ihr Team frühzeitig in die neuen Prozesse ein, um Fehler zu vermeiden und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Funktionalitäten testen
Prüfen Sie mit Ihrem IT-Dienstleister, ob Empfang und Archivierung von eRechnungen problemlos funktionieren.