ePA-Testphase in Modellregionen ab 15. Januar 2025

In diesem Jahr erhalten alle gesetzlich Versicherten in Deutschland Zugang zur Elektronischen Patientenakte (ePA). Der stufenweise Rollout beginnt am 15. Januar. Ab diesem Zeitpunkt stellen die Krankenkassen ihren Versicherten die ePA bereit.

Parallel dazu startet eine ePA-Testphase in den Modellregionen Hamburg (inklusive Umland), Franken sowie in Teilen Nordrhein-Westfalens. Nach erfolgreichem Abschluss und der Freigabe durch das Bundesministerium für Gesundheit (BMG) bzw. die gematik wird die ePA bundesweit von Praxen, Krankenhäusern und Apotheken genutzt.

Da Arzt- und Zahnarztpraxen verpflichtet sind, digitale ePA-Leistungen auf Patientenwunsch anzubieten, ergeben sich neue Anforderungen an die digitale Infrastruktur der Praxen. Wir haben die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst.

Der Fahrplan des BMG

• Januar 2025: Start der ePA für alle
• Januar 2025: ePA-Testphase (Roll-out) in Modellregionen
• voraussichtlich ab Mitte/Ende Februar 2025: Bundesweite Nutzung der ePA

Einbindung von ePA-Inhalten

• Ab Januar 2025: Medikationsliste, Arzt- und Befundberichte
• Ab Juli 2025: Digitaler Medikationsprozess
• Ab Q3/26: Laborbefunde

FAQ

Die wichtigsten Fragen zur Elektronischen Patientenakte

Was ist die Elektronische Patientenakte (ePA)?

Die ePA ist ein digitales System zur zentralen Speicherung und Verwaltung von Gesundheitsdaten. Sie ermöglicht Patientinnen und Patienten, den Überblick über ihre medizinischen Dokumente (Befunde, Röntgenbilder, Impfungen usw.) zu behalten und erlaubt es, diese bei Bedarf mit Arzt- und Zahnarztpraxen sowie anderen medizinischen Einrichtungen zu teilen.

Wen betrifft die Elektronische Patientenakte?

Die ePA betrifft alle gesetzlich Krankenversicherten in Deutschland sowie die Praxen und Einrichtungen, die diese behandeln. Wichtig zu wissen: Versicherte können der ePA grundsätzlich und jederzeit bei ihrer Krankenkasse wiedersprechen.

Privatversicherte können ähnliche Systeme von ihren Versicherungen nutzen, sofern diese bereitgestellt werden.

Wo wird die ePA gespeichert?

Die ePA wird zentral auf den Servern der gesetzlichen Krankenkassen gespeichert. Diese Server befinden sich in gesicherten Rechenzentren innerhalb Deutschlands und unterliegen strengen Datenschutzbestimmungen gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Patientendaten-Schutz-Gesetz (PDSG). Der Zugriff auf die ePA-Daten erfolgt über die Telematikinfrastruktur (TI).

 

 

Welche Gesundheitsdaten sind bereits in der ePA gespeichert?

Wenn gesetzlich Versicherte ihre ePA von ihrer Krankenkasse erhalten, ist diese erst einmal leer. Sie wird Schritt für Schritt von Ärzten und anderen Leistungserbringern gefüllt, sofern die Versicherten zustimmen oder selbst der ePA eigene zulässige Dateien hinzufügen.

Welche Vorteile bietet die ePA speziell für Arzt- und Zahnarztpraxen?

• Zeitersparnis: Schneller Zugriff auf wichtige Patientendaten wie Vorbefunde oder Medikationspläne.
• Optimierte Behandlungsplanung: Vermeidung von Doppeluntersuchungen und bessere Abstimmung bei interdisziplinären Behandlungen.
• Abgesicherter Datenaustausch: Direkte und geschützte Kommunikation mit Fachkollegen, anderen Praxen und medizinischen Einrichtungen, Patientinnen und Patienten.

Sind Ärzte und Zahnärzte verpflichtet, ePA-Leistungen anzubieten?

Ja, Patientinnen und Patienten haben ein gesetzliches Recht darauf, ihre Daten über die Elektronische Patientenakte zu teilen. Ab 15. Januar 2025 wird die ePA automatisch für alle gesetzlich Versicherten eingeführt, sofern diese noch keine haben und nicht aktiv widersprechen (opt-out-Verfahren).

Welche Voraussetzungen sind in der Arzt- bzw. Zahnarztpraxis nötig?

• Technische Ausstattung: Anschluss an die Telematikinfrastruktur (TI)
• Aktualisierte Software: eine TI-kompatible Praxissoftware
• Weiterbildung: geschultes Praxispersonal (Umgang mit der ePA und den Anforderungen).

Welche Gesetze liegen der ePA und deren Einführung zu Grunde?

• Digitale-Versorgung-Gesetz (DVG): Legt den Grundstein für die Einführung digitaler Anwendungen, einschließlich der ePA.
• Patientendaten-Schutz-Gesetz (PDSG): Regelt den Datenschutz und die Nutzung der ePA.
• Sozialgesetzbuch (SGB V): Verankert die ePA als verpflichtende Leistung der gesetzlichen Krankenkassen.

Wie erfolgt der Anschluss an die Telematikinfrastruktur (TI)?

Der Anschluss an die Telematik-Infrastruktur (TI) erfolgt ausschließlich durch zertifizierte Anbieter, die sowohl TI-zertifizierte Hardware als auch die Installation vor Ort bereitstellen. Wichtige Komponenten sind u. a. ein so genannter Konnektor, ein Kartenlesegerät und ein Internetzugang. Die Verbindung wird durch eine VPN-Leitung gewährleistet, die speziell für den Gesundheitssektor entwickelt wurde. ÄrztInnen sowie ZahnärztInnen können diesen Prozess über die von ihnen genutzten IT-Dienstleister oder spezialisierte Anbieter, wie S&N medical, realisieren.

Welche Kosten entstehen für eine Zahnarzt- bzw. Arztpraxis?

Die Kosten für die Implementierung der ePA umfassen die Anschaffung der notwendigen Hardware (z. B. Kartenlesegeräte, Konnektor) sowie die Anpassung der Praxissoftware. Darüber hinaus können Schulungen für das Praxispersonal sowie laufende Kosten für den Betrieb und Wartung der Telematikinfrastruktur anfallen. Ein Großteil dieser Kosten wird jedoch durch die gesetzlichen Krankenkassen erstattet, darunter Pauschalen für die Einrichtung und den laufenden Betrieb.

Welche Updates oder Anpassungen müssen regelmäßig vorgenommen werden?

Für einen reibungslosen ePA-Betrieb ist es unerlässlich, Konnektoren, Kartenlesegeräte und Praxissoftware regelmäßig zu aktualisieren. Die Updates beinhalten Sicherheitsanpassungen, Funktionen, um ggf. neue gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, und allgemeine Verbesserungen der Funktionalität. Praxen sollten sicherstellen, dass sie über einen Wartungsvertrag verfügen, um Aktualisierung und Support permanent zu gewährleisten.

Wie lässt sich die ePA nahtlos in die bestehenden Praxisabläufe integrieren?

Die ePA kann durch eine enge Verknüpfung mit (bzw. in) der bestehenden Praxissoftware nahtlos integriert werden. Moderne Praxismanagementsysteme, wie CGM Z1 Pro oder CGM Xdent, bieten Schnittstellen, die es ermöglichen, Patientendaten direkt aus der Akte abzurufen oder neue Informationen hinzuzufügen. Wichtig ist, dass Workflows der Zahnarzt- bzw. Arztpraxis so angepasst werden, dass sie mit der Nutzung der ePA harmonieren, z. B. durch die Einbindung von ePA-Prozessen in die Patientenaufnahme oder die Vorbereitung von Konsultationen.

Welche Vorteile bringt die ePA bei der Zusammenarbeit mit anderen Praxen oder Kliniken?

Die ePA erleichtert den Datenaustausch zwischen verschiedenen Behandlern und Einrichtungen. Vorbefunde, Medikationspläne oder Diagnosen stehen schnell und sicher zur Verfügung. Das ist insbesondere bei Überweisungen, interdisziplinären Behandlungen oder Notfällen entscheidend. Damit erspart die Elektronische Patientenakte viel Zeit, verhindert Doppeluntersuchungen und verbessert die Behandlungsergebnisse durch eine umfassendere Informationsbasis.

Wie kann das Praxispersonal im Umgang mit der ePA entlastet werden?

Intuitive Softwarelösungen und gezielte Schulungen befähigen Ihr Praxispersonal, die ePA effizient zu nutzen. Viele Systeme automatisieren wiederkehrende Aufgaben, wie das Hochladen von Dokumenten oder den Abruf spezifischer Informationen. Zudem tragen klar definierte Zuständigkeiten und Prozesse dazu bei, den Umgang mit der ePA reibungslos in den Praxisalltag zu integrieren. Darüber hinaus bieten technische Dienstleister viele Hilfestellung bei Problemen, sodass sich Ihr Personal auf die Patientenversorgung konzentrieren kann.

Welche Daten sind für Praxen besonders relevant, um mit der ePA effizient zu arbeiten?

• Medikationspläne: Um Wechselwirkungen und Allergien zu vermeiden.
• Vorbefunde und Laborergebnisse: Zur Vermeidung von Doppeluntersuchungen und zur fundierten Diagnosestellung.
• Impfhistorie: Um den Impfstatus schnell und unkompliziert zu überprüfen.
• Arztbriefe und Diagnosen: Für eine klare Dokumentation und Verlaufskontrolle.

Die schnelle Verfügbarkeit dieser Informationen reduziert den Verwaltungsaufwand und verbessert die Qualität der Behandlung.

In welcher Form können Daten in die ePA gelegt werden?

Erlaubt sind:

• strukturierte Daten (MIO Zahnbonusheft, elektronischer Medikationsplan) in Form von XML-, FHIR oder JSON-Daten
• unstrukturierte Daten (PDF-/Text-Dateien)
• PDF-Dokumente sind ausschließlich mit folgenden Formaten gestattet: PDF/A mit Konformität PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2 und PDF/A-2b
• Bilddateien voraussichtlich ab ePA 3.1

Wie ist der Datenschutz bei der ePA gewährleistet?

Die ePA unterliegt den strengen Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Patientendaten-Schutz-Gesetzes (PDSG). Daten werden ausschließlich verschlüsselt übertragen und gespeichert. Patientinnen und Patienten entscheiden selbst, welche Daten gespeichert werden und welche Personen oder Institutionen Zugriff erhalten. Der Zugang erfolgt über abgesicherte Verbindungen, die speziell für die Kommunikation im Gesundheitswesen entwickelt wurden.

Welche Maßnahmen müssen Praxen ergreifen, um die Datensicherheit zu gewährleisten?

Um das höchstmögliche Maß an Datensicherheit zu gewährleisten, müssen Praxen in mehreren Bereichen aktiv werden. Dazu zählen:

• Sicherheitskonzepte: Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der IT-Sicherheitsmaßnahmen.
• Schulungen: Das gesamte Team sollte über den Umgang mit sensiblen Daten informiert und geschult werden.
• Zugriffsmanagement: Nur autorisierte Personen sollten Zugriff auf ePA-Daten erhalten.
• Technische Updates: Praxissoftware, Konnektoren und andere Systeme sollten regelmäßig aktualisiert werden, um Sicherheitslücken zu schließen.